Persondatapolitik for Grundejerforeningen Fjordhøj
27. april 2021
Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Grundejerforeningen Fjordhøj er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Morten Schwaner
Adresse: Heimdalsvej 27, 4300 Holbæk
Telefonnr.: 51717106
Mail: m.schwaner@gmail.com
Hjemmeside: www.fjordhoej.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger om vores medlemmer:
- Navn
- Adresse
- Matrikelnummer
- Telefonnummer
- Mailadresse
- Indmeldelsesdato
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig eller den ejendomsmægler, som står for salget af boligen, når du flytter til en bolig omfattet af Grundejerforeningen Fjordhøj. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:
- Tingbogen
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
- At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
- At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
- At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
- At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
- At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
- At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
- At opfylde lovgivning
- At administrere din relation til foreningen
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:
- At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
- At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
- At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, at du bor i en bolig indenfor Grundejerforeningen Fjordhøj.
Vi sletter oplysninger om dig, når vi får information om, at du fraflytter din bolig og en ny flytter ind, medmindre at du har udeståender med foreningen, der gør, at vi skal kunne komme i kontakt med dig efterfølgende.
I så fald vil dine oplysninger først blive slettet, når disse udeståender er løst.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
- Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.
Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.